W jednym z moich poprzednich artykułów pt. „Zrozumienie potrzeb naszych pracowników” szeroko opisałem hierarchię potrzeb, które zmieniają się w zależności od tego, w którym obszarze piramidy Maslowa znajduje się dany współpracownik. Mam nadzieję, że ta wiedza okazała się użyteczna, ponieważ dzisiaj chciałbym przybliżyć kilka ważnych zasad związanych ze skutecznym motywowaniem.

Obserwując naszych współpracowników powinniśmy zadawać sobie pytanie, jaka motywacja będzie dla nich skuteczna i na jak długo wystarczy. Bardzo często zapominamy o tym, że coś co działa i skutecznie motywuje ludzi do realizacji celów i zadań, po pewnym czasie oddziałuje mniej, by ostatecznie się zdewaluować. Wyobraźmy sobie sytuację, kiedy w piękny zimowy wieczór rozpalamy ogień w kominku i delektujemy się chwilami relaksu. Od czasu do czasu ten ogień podsycamy, dokładając wciąż następnych partii drewna kominkowego. To oczywiste – ktoś nawet może zapytać – po co podaję takie przykłady. Skoro jednak wszyscy o tym wiemy, dlaczego tak często ogień motywacji wśród współpracowników przygasa i jest w wielu przypadkach zaniedbany? Warto o tym porozmawiać. Odniosę się ponownie do przykładu z kominkiem. Dobrze wiemy, że na jakość ognia wpłynie również ciąg powietrza w kominie, suchość drewna, czy dopływ świeżego powietrza do komory spalania. To oznacza, że na piękne płomienie palącego się ognia w kominku wpływa kilka czynników – podobnie jest z motywacją. Co wpływa na to, aby ogień motywacji płonął zawsze pełnym blaskiem? Postaram się to przedstawić opisując 7 zasad skutecznego motywowania.

Pierwsza, a zarazem najistotniejsza – własna motywacja, czyli zacznijmy od siebie. Przełożony (właściciel, kierownik, czy koordynator), który sam nie jest zmotywowany, nie porwie za sobą innych ludzi. Wszyscy łatwo rozpoznajemy osoby, której udają zmotywowanych. Działania takich osób niosą w sobie fałsz, który intuicyjnie wyczuwamy. W szczególności sprzeczność w komunikacji werbalnej (to co mówimy) i niewerbalnej (nasza mowa ciała) bardzo demaskuje niewiarygodnego szefa. Nawet nie zdajemy sobie sprawy jak bardzo nasi ludzie nas obserwują. Jak więc oni mają być do czegoś przekonani i zmotywowani, skoro ich kierownik całym sobą prezentuje zupełnie inną postawę?

Przykład idzie z góry także w wielu innych kwestiach. Szef, który ciągle się spóźnia i nie można na nim polegać, nie zbuduje zespołu skrupulatnych i dokładnych osób. Niechlujny przełożony nie może wymagać od swoich pracowników elegancji i szyku, ponieważ naraża się na śmieszność i brak wiarygodności. Zasada druga – to sformułowanie i przedstawianie celu, czyli odpowiedź na pytanie dlaczego tak robimy. Jaki jest sens działania do którego chcemy zmotywować nasz zespół? Jeżeli nie wiemy jaki jest cel lub co gorsza nie rozumiemy go, motywacja zawsze będzie niewłaściwa. Nasi ludzie najczęściej mają węższy obraz sytuacji, nie o wszystkim wiedzą i nie zawsze znają plany rozwoju. To rodzi ryzyko, że w niektórych swoich działaniach nie będą widzieli sensu, jeżeli nie przedstawimy im celu do którego dążymy. Oczywiście musi on być mierzalny i osiągalny w określonym czasie, co stanowi kolejny punkt dobrej motywacji. Stwierdzenie „sprzedawajcie jak najwięcej” tak naprawdę nie mówi nic i nie daje żadnej wskazówki. Jednak, gdy cel sformułujemy w następujący sposób „w tym kwartale nasz cel to sprzedaż w wysokości 100 000 zł” – komunikat brzmi zupełnie inaczej i jest precyzyjny. Nie jest automatycznie gwarancją sukcesu, ale zdecydowanie zwiększa szanse powodzenia.

Pamiętajmy, że nieosiągalne cele mocno frustrują i demotywują nasze zespoły. Czwartą zasadą jest angażowanie współpracowników w ustalanie celów. To nie jest łatwe przedsięwzięcie, ale ma wiele zalet. Nikt z nas nie lubi celów narzuconych odgórnie na które nie mamy wpływu. Współudział w formułowaniu celów powoduje dużo większe zaangażowanie i utożsamianie się z zadaniami. Daje to również poczucie, że zdanie pracowników jest istotne dla szefa, a to jest źródłem dodatkowej motywacji. Następna zasada jest ściśle powiązana z tematem mojego poprzedniego artykułu związanego z potrzebami naszych współpracowników. Brzmi ona „nie motywuj dopóki nie poznasz potrzeb poszczególnych osób”. Dopiero zrozumienie i świadomość tychże potrzeb pozwala nam na formułowanie właściwej motywacji. Bez tego działamy po prostu na oślep i często jest to źródłem nietrafionych programów motywacyjnych. Warto też pamiętać o tym, że potrzeby zmieniają się wraz z upływem czasu. Ktoś jest studentem, młodym rodzicem, posiada kredyt w banku, osiągnął już stabilizację życiową, czy zbliża się do emerytury. Potrzeby tych wszystkich osób będą zupełnie inne.

Kolejna zasada związana jest z motywacją poprzez dostrzeganie i nagradzanie sukcesów. Jeżeli poprzednie zasady mamy wdrożone i właściwie działające to jest to jedynie część sukcesu. Dostrzeganie i nagłaśnianie osiągnięć swoich współpracowników to jedna z najtańszych i najskuteczniejszych metod motywacji. Pochwały mogą przyjmować różne formy, ale ważny jest fakt, aby robić to na forum całej załogi. To pokazuje,  że szef dostrzega sukcesy i motywuje także innych do wytężonego działania. Jednocześnie buduje to obraz lidera, który jest godny zaufania i na którym można polegać. Siódma zasada to budowanie współzawodnictwa. Czasami spotykam się z opiniami, że ktoś nie chce tworzyć atmosfery wyścigu szczurów w firmie. Takie opinie też szanuję i rozumiem, ale warto jednak na to spojrzeć z innej strony. Uważam, że stworzenie atmosfery kontrolowanego współzawodnictwa, ale nie chorej konkurencji motywuje pracowników do wytężonych działań.. Nie ma nic złego w prowadzeniu i prezentowaniu rankingów poszczególnych osób w kategoriach, które zdefiniował szef, a które są ważne w naszej codziennej działalności. Upublicznienie wyników działa dopingująco. Ci, których wyniki są słabsze i poniżej oczekiwań, chcą uciec ze strefy niebezpiecznej. Z kolei liderzy, którzy są otaczani szacunkiem innych współpracowników i swoich szefów, ze wszystkich sił będą się starać, aby nie oddać prowadzenia.

Jak widać motywowanie to nieustanny proces i nigdy nie ma jednej oraz stałe formuły, która przynosi sukces. Niemniej przestrzeganie wyżej opisanych zasad z pewnością zbliża nas to tego, aby proces motywacji był właściwy, a przede wszystkim skuteczny. Zmotywowany zespół zawsze będzie stanowił najważniejszy czynnik sukcesu.